Chargé d'Accueil Social et de Secrétariat - la Roche-Sur-Yon H/F - Communes
Les missions du poste
Cadre d'emplois
Catégorie C
Filière administrative, filière animation ou filière sociale
Service d'affectation
Direction Action Sociale
Service Accompagnement social
Position hiérarchique
Placé sous la responsabilité du / de la responsable du Service Accompagnement social
Relations fonctionnelles
En interne :
L'ensemble des agents de la Direction Action Sociale
L'ensemble des agents municipaux
En externe :
l'ensemble des partenaires sociaux, institutionnels et associatifs
Missions
Accueillir, écouter, orienter, renseigner le public
Assurer le secrétariat de la permanence sociale « droits et démarches »
Assurer le secrétariat de la permanence sociale « domiciliation »
Effectuer des renforts à l'accueil en cas de besoin
Principales responsabilités
- Secrétariat pour la permanence sociale Domiciliation :
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Analyser la demande de l'usager et en évaluer la pertinence
Conseiller et orienter l'usager ou proposer un rendez-vous avec les travailleurs sociaux de la permanence « domiciliation »
Planifier les RDV sur les agendas des travailleurs sociaux
Réaliser des tâches administratives et bureautiques variées selon les missions
(prise de rendez-vous, enregistrement quotidien du courrier des domiciliés, émission des courriers de renouvellement et de radiation, mise à jour et édition des listings, etc.)
- Secrétariat pour la permanence sociale Droits et Démarches :
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Analyser la demande de l'usager et en évaluer la pertinence
Conseiller et orienter l'usager ou proposer un rendez-vous avec le travailleur social de la permanence « droits et démarches »
Planifier les RDV sur les agendas du travailleur social
Réaliser des tâches administratives et bureautiques variées selon les missions
(prise de rendez-vous, constitution de dossiers, courriers, mails...)
- Accueil (renfort en cas de besoin)
Accueil physique général (selon planning hebdomadaire)
Accueil téléphonique (selon planning hebdomadaire)
- En suppléance
Circuit quotidien du courrier
Contraintes et difficultés
Capacité à s'adapter à un public en difficulté
Disponibilité
Obligation au secret professionnel
Le profil recherché
Compétences / Qualités requises
- Sens de l'accueil (physique et téléphonique) et qualités d'écoute, disponibilité vis-à-vis des usagers et des partenaires
- Maîtrise et pratique des règles de français (orthographe et grammaire) et des techniques de secrétariat
- Compétences techniques de secrétariat et de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet, Intranet)
- Sens de l'organisation, du classement
- Travail en équipe et en transversalité
- Esprit d'initiative et d'adaptation
Compétences requises
- Orthographe
- Travail en équipe
- Grammaire
- Excel
- Word
- PowerPoint
- Gestion des rendez-vous
- Traitement du courrier
- Français
- Permanence téléphonique
- Sens de l'organisation
- Esprit d'initiative
