Adjoint Administratif H/F - Ehpad Payraudeau

L'EHPAD PAYRAUDEAU situé à une dizaine de minutes à l'Est de la LA ROCHE SUR YON recherche un adjoint administratif catégorie C, H/F à 100 % sur poste vacant.L'établissement accueille 89 résidents.Nous recrutons une personne chargé de l accueil, de la gestion des séjours et du secrétariat des ressources humaines sur poste vacant. GESTION DES ADMISSIONS :- Accueil téléphonique- Accueil des Résidents et des Familles, accueil des publics extérieurs- Gestion administrative de l'admission des résidents (dossier APA, aide sociale), gestion des décès et sorties- Facturation des frais de séjour mensuelle et trimestrielle - Saisie partie administrative sur le logiciel de soins- Réponses aux statistiques et enquêtes relatives aux séjours et admissions (ANAP)- Mise à jour annuelle des tarifs : CNSA- Commission d'admissions mensuelle : compte-rendu, participation au processus d'admission, liste d'attente ViatrajectoireSECRETARIAT DE DIRECTION :- Participation aux instances : Conseil d'Administration, CVS, CSE : convocation, compte-rendu, conclusion CSE et PV CVS simplifié)- Participation ERRD et EPRD (tableau d'activité et rapport concernant l'activité) - Autres travaux divers administratifs, affichage (menu, ViteLu, Zoom Chd)- Participation à l'Echo Vicomtais, à la lettre info du personnel (en lien avec l'Adjointe au Directeur)- Suivi des déclarations d'évènements indésirables- Suivi des réclamations et plaintes- Suivi des dépenses mensuelles de soins dans téléservice Résid-ESMS- Planning des réservations véhicule et sallesMISSIONS RESSOURCES HUMAINES :- Classement des documents RH- Mise à jour des classeurs « Fichier permanent » RH- Plan de formation sous GESFORM EVOLUTION (Création DAPEC, ordre de mission, convocation, émargement, demande de remboursement, tableaux « plan de formation » et « gestion » à compléter)- Convocation entretiens d'évaluation et classement fiches d'évaluation.- Gestion des stages, courrier de réponse, planning des stages, conventionsACTIVITES PONCTUELLES OU SPECIFIQUES EN CAS DE BESOIN :- Mandatement des dépenses en l'absence du gestionnaire économat-finances- Contrats de travail, déclaration accident de travail en l'absence de la responsable ressources humaines et du gestionnaire économat finances- Gestion des fournitures de bureau (avec le gestionnaire économat-finances)Poste à temps plein du lundi au vendredi.Expérience souhaitée en particulier dans le domaine de la gestion des séjours et admissions.

Experience: 5 An(s)Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externesQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgéesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Consommation Hors Domicile (CHD)
• Reporting
• CVS
• Compte-rendu
• Gestion des réservations
• Création d'une base documentaire
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Contrat de travail