Secrétaire Comptable H/F - Otodec

OTODEC, entreprise de recyclage co-responsable, base Saligny (BELLEVIGNY) a 2 activits :
- La casse automobile et vente de pices dtaches et vhicules d'occasion,
- Le garage, entretien et rparation de vhicules.OTODEC exerce les activités suivantes :
- Casse automobile et dépollution de véhicules hors d'usage (VHU)
- Vente de pièces détachées d'occasion (PDO) - comptoir, téléphone et en ligne
- Vente de véhicules d'occasion (VO)
- Réparations automobiles et prestations d'atelier

La secrétaire comptable est un pivot central de l'organisation : elle assure la gestion administrative et comptable de l'ensemble de ces activités.

MISSIONS PRINCIPALES

A. Accueil et secrétariat général
- Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
- Gestion du standard téléphonique
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, devis, bons de commande, factures)
- Classement, archivage et gestion des dossiers administratifs
- Suivi du planning de l'atelier et prise de rendez-vous

B. Gestion comptable et financière
- Saisie des écritures comptables (achats, ventes, banque, caisse)
- Facturation clients : réparations, ventes de pièces, cession de VO
- Suivi des règlements clients et relances en cas d'impayés
- Rapprochements bancaires et suivi de trésorerie
- Gestion des factures fournisseurs (pièces, équipements, prestations)
- Préparation des éléments pour les déclarations de TVA
- Transmission des pièces comptables au cabinet d'expertise comptable

C. Gestion spécifique aux activités automobiles
- Suivi administratif des dossiers de rachat et cession de VHU (certificats de dépollution, avis de déclassement)
- Gestion des cartes grises et certificats de cession pour les VO
- Suivi des bons de réception et de sortie des pièces détachées
- Participation à la gestion des stocks (enregistrement des entrées/sorties de pièces)
- Suivi des ordres de réparation (OR) et facturation atelier
- Gestion des garanties et des litiges clients sur pièces et réparations

D. Gestion RH et sociale (selon organisation)
- Collecte des éléments variables de paie et transmission au gestionnaire de paie ou cabinet
- Suivi des contrôles techniques, visites médicales et formations obligatoires
- Gestion des absences, congés et heures supplémentaires

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques
- Maîtrise d'un logiciel de comptabilité (Pennylane)
- Bonne connaissance de la comptabilité générale et de la TVA
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)
- Connaissance du secteur automobile appréciée (VHU, VO, atelier)
- Notions de gestion de stock appréciées

Qualités personnelles
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et confidentialité
- Polyvalence et réactivité
- Bon sens du relationnel et de l'accueil client
- Autonomie et capacité à gérer les priorités

5. PROFIL RECHERCHÉ

Formation : Bac Pro Gestion-Administration, BTS Comptabilité Gestion, BTS SAM ou Titre Professionnel Secrétaire Comptable
Expérience : Expérience en PME souhaitée - connaissance du secteur automobile est un plus
Logiciels : Outils Google, Penylane, OPISTO

Experience: 18 Mois

Compétences: Analyse comptable et financière,Comptabilité générale,Gestion administrative du courrier,Logiciels comptables,Méthode de classement et d'archivage,Préparation des factures,Suivi de trésorerie,Classer des documents,Réaliser des opérations comptables,Assurer la gestion des courriers entrants et sortants,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Etablir des déclarations fiscales et sociales,Etablir un état de rapprochement bancaire,Etablir un reporting de trésorerie,Gérer les agendas électroniques,Organiser l'archivage des documents,Préparer les éléments constitutifs de la paie,Réaliser la gestion administrative du personnel,Vérifier les factures et les paiements

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de détail d'équipements automobiles

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Établissement des déclarations fiscales
• Rapprochement bancaire
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique