Assistant Administratif H/F - CONSEIL Départemental de la Vendée 85

Depuis vingt ans, les Archives Départementales de la Vendée mettent en oeuvre une politique patrimoniale ambitieuse, autour de la numérisation et de la mise en ligne de fonds massifs et très variés, favorisant des pratiques collaboratives avec le public sur leur site internet. Cette interactivité avec le public est un moyen de faciliter l'utilisation des documents par les chercheurs, en multipliant les points d'accès aux fonds et en améliorant les résultats des recherches. La politique culturelle développée ces dernières années contribue à renouveler le public toujours plus nombreux, qui initie des demandes variées, et nombreuses de services divers.
Le service Administration générale et public, composé de 7 agents, organise l'accueil et les services rendus au public auxquels participent l'ensemble des agents des Archives. Il s'agit non seulement de l'accueil des publics sur place (lecteurs, partenaires, scolaires, entreprises, etc), mais aussi de la mise en oeuvre services de reproduction et de recherches proposés au public. Le service est également en charge de la gestion budgétaire (achats, exécution des marchés spécifiques à la Direction notamment), du suivi des dossiers administratifs, de la logistique inter-services ainsi que du suivi des bâtiments (conservation préventive, entretien, aménagements, surveillance). Il organise par ailleurs l'accueil des stagiaires, et des agents saisonniers.- Participer à l'activité du pôle chargé de la reproduction d'actes (environ 800 à 1000 demandes annuelles) :
Réception, analyse et traitement des demandes formulées en ligne par les usagers,
- Echanges avec le public via la messagerie fonctionnelle ;
- Recherche des actes à reproduire
- Transmission des documents identifiés ;
- Préparation et envoi des factures ;
- Suivi statistique de l'activité.

- Assurer le secrétariat du service :
Accueil téléphonique ;
- Gestion des notes et courriers (frappe et mise en forme, mise à jour des fichiers chronos) ;
- Gestion des plannings et des rendez-vous ;
- Mise à jour des tableaux de bord ;
- Gestion des stocks de fournitures (recensement des besoins, commandes et suivi de livraisons).

- Participer à l'accueil du public et être référent(e) de l'organisation du poste d'accueil:Contribuer au fonctionnement mutualisé entre les agents de la direction
- Création et mise à jour des procédures
- Réflexion sur des pistes d'amélioration

- Participer au fonctionnement de la salle de lecture :
Accueil et accompagnement des lecteurs dans leurs recherches ;
- Contrôle a posteriori des consultations d'articles ;
- Rangement des documents, mise à jour des outils, réapprovisionnement en formulaires et fournitures.

- Participer aux évènements d'action culturelle organisés par les archives.
- Assurer un binôme avec l'assistante de direction pour la gestion de l'agenda du directeur.

- De formation supérieure (BTS assistant manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations...) ou expérience équivalente ;
- Expérience dans un environnement administratif ou culturel souhaité, idéalement en collectivité territoriale
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Connaissance du fonctionnement d'un service d'archives et des missions d'accueil du public (lecteurs, partenaires, publics spécifiques).
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).

- Sens affirmé de l'accueil du public
- Capacités relationnelles, sens de l'écoute et pédagogie
- Rigueur, sens de l'organisation et esprit d'initiative.
- Sens du travail en équipe.
- Aisance rédactionnelle
- Capacité à prioriser
- Sens de la discrétion.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique