Assistant Administratif Dispositifs d'Accueil H/F - 85

Descriptif et missions
Assistant administratif dispositifs d'accueil H/F Ce poste est à pourvoir à LA ROCHE SUR YON.
Assistant administratif dispositifs d'accueil H/F
Sous l'autorité de la Responsable de l'unité Dispositifs d'accueil, vous aurez en charge les missions suivantes:
1. Tri et rationalisation des dossiers archivés
- Examiner un à un les dossiers des enfants, des assistants familiaux et des établissements.
- Identifier et extraire les documents arrivés à échéance de conservation selon le calendrier en vigueur fixé par les Archives départementales.
- Éliminer physiquement les documents ne devant plus être conservés (selon la procédure sécurisée).
- Signaler les dossiers incomplets ou incohérents aux cellules concernées.

2. Préparation des destructions réglementaires
- Participer aux réunions de coordination (cellule RH AF / cellule Établissements-Tarif / Archives départementales).
- Préparer les éléments pour les bordereaux de destruction (références, volumes, types de documents).
- Classer et conditionner les boîtes destinées à la destruction.
- Assurer le suivi et la traçabilité des destructions réalisées.

3. Réorganisation des espaces d'archivage
- Optimiser l'occupation des espaces physiques.
- Reconditionner les boîtes d'archives lorsque c'est nécessaire (réétiquetage, homogénéisation).
- Réimplanter les dossiers conservés selon un classement clair et facilement consultable.

4. Activités transversales
- Collaborer avec la personne référente des Archives départementales
- Participer à la mise en place ou à l'amélioration de procédures internes de tri et d'archivage physique.
- Rendre compte de l'avancement du chantier (tableaux de suivi, volumes traités, difficultés).
- Assurer ponctuellement le relais du secrétariat de l'unité des Dispositifs d'Accueil
Profil recherché
Assistant administratif dispositifs d'accueil H/F - Formation initiale dans le domaine administratif
- Connaissance des techniques d'archivage physique (tri, durée de conservation, destruction)
- Connaissance des règles de conservation administratives et juridiques (souhaitée)
- Compréhension du fonctionnement de l'ASE (appréciée mais non indispensable)

- Rigueur et méthode dans l'exécution des tâches
- Capacité à trier, classer, organiser des dossiers volumineux
- Lecture méthodique de documents administratifs et juridiques
- Travail autonome sur un chantier volumineux
- Discrétion absolue et respect du secret professionnel
- Capacité d'adaptation et de collaboration avec plusieurs cellules

EC20653
Avantages collectifs au travail
Assistant administratif dispositifs d'accueil H/F
- Prime de fin d'année
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Chèques vacances/loisirs
- Prise en charge Mutuelle
- Avancement de carrière/promotion
- Prise en charge frais déplacement formation
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire
- ARTT
- Autorisations spéciales d'absence
- RIFSEEP
- Gratification pour les médailles du travail
- Aides à la rentrée scolaire
- Participation aux frais de séjour/enfants

Description de la collectivité

Rejoignez une équipe engagée pour la protection de l'enfance en Vendée !
Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L'accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, le logement, l'emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s'attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.
Composé de trois directions et d'une Maison Vendée Autonomie, ce Pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 350 M€ par an.
La Direction Enfance Famille met en oeuvre les missions de prévention et de protection de l'enfance. L'Aide Sociale à l'Enfance (ASE) a pour but d'accompagner les familles face à leurs difficultés dans l'exercice de leurs responsabilités et de soutenir la parentalité. Elle assure aussi, si nécessaire, une prise en charge totale ou partielle des mineurs en danger ou en risque de l'être.
Dans ce cadre, la gestion des archives du service ASE nécessite un important chantier de tri et de mise en conformité des dossiers papier (enfants, assistants familiaux, établissements), incluant pour certains une destruction réglementaire. Ce travail sera mené en collaboration avec la cellule RH des assistants familiaux, la cellule Établissements/Tarif et la Direction des Archives départementales, afin d'élaborer les bordereaux de destruction et d'optimiser les espaces d'archivage.